Archivage et Conservation des Factures au Sénégal : Obligations Légales 2026
Par Équipe MaFactureProSN · 9 avril 2026 · Réglementation DGI
# Archivage et Conservation des Factures au Sénégal : Obligations Légales 2026 La conservation des factures est une obligation légale trop souvent négligée par les PME sénégalaises. Pourtant, en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial, l'absence de factures archivées peut avoir des conséquences catastrophiques. ## Combien de Temps Doit-on Conserver les Factures ? Au Sénégal, les obligations de conservation des documents comptables et fiscaux sont définies par : - **Le Code Général des Impôts (CGI)** : conservation des pièces justificatives pendant **10 ans** à compter de la clôture de l'exercice - **L'Acte Uniforme OHADA** relatif au droit comptable : conservation des **livres comptables et pièces justificatives pendant 10 ans** - **Le droit commercial** : certains documents (contrats, bons de commande) peuvent nécessiter une conservation jusqu'à **30 ans** en cas de litige longue durée ### Tableau Récapitulatif des Délais | Type de document | Durée minimale | |---|---| | Factures de vente et d'achat | 10 ans | | Avoirs et notes de crédit | 10 ans | | Factures proforma (signées) | 5 ans | | Contrats et bons de commande | 10 ans (ou durée du contrat + 5 ans) | | Livres comptables | 10 ans | | Déclarations fiscales (DGI) | 10 ans | | Bulletins de paie | 10 ans | ## Archivage Papier vs Archivage Numérique ### Archivage Papier : Les Limites L'archivage papier traditionnel présente de nombreux inconvénients : **Risques physiques :** - Incendie, inondation, vol — une calamité et 10 ans d'archives disparaissent - Dégradation naturelle du papier (humidité, insectes) - Perte lors de déménagements **Problèmes pratiques :** - Espace de stockage coûteux (armoires, locaux) - Recherche longue et fastidieuse - Classement souvent désorganisé avec le temps **Limites légales :** - Les photocopies ne sont pas toujours recevables comme originaux - Difficultés de transmission en cas de contrôle à distance ### Archivage Numérique : Conditions de Validité Au Sénégal, l'archivage numérique a valeur légale si les conditions suivantes sont respectées : 1. **Intégrité** : Le document ne doit pas pouvoir être modifié après archivage. Le format PDF/A est recommandé (PDF pour archivage longue durée). 2. **Authenticité** : Possibilité de prouver l'origine du document. La signature électronique ou les métadonnées d'horodatage renforcent l'authenticité. 3. **Lisibilité** : Le document doit rester lisible pendant toute la durée de conservation. Évitez les formats propriétaires qui pourraient devenir obsolètes. 4. **Accessibilité** : Pouvoir produire le document dans un délai raisonnable en cas de contrôle. 5. **Sécurité** : Accès restreint aux personnes autorisées, protection contre les cyberattaques. ## Pénalités pour Non-Conservation Les conséquences d'une mauvaise gestion des archives peuvent être très lourdes : ### En cas de Contrôle Fiscal Si vous ne pouvez pas présenter vos factures sur demande de l'inspecteur des impôts : - **Taxation d'office** sur la base de présomptions - **Pénalités** de 25% à 100% des impôts rappelés - En cas de répétition ou de mauvaise foi présumée : poursuites pénales ### En cas de Litige Commercial Sans facture archivée, il est difficile de : - Prouver qu'une livraison a eu lieu - Justifier le montant réclamé à un client défaillant - Se défendre face à une demande de remboursement injustifiée ## Solutions d'Archivage Recommandées ### Pour les Très Petites Entreprises (< 10 factures/mois) **Option économique :** - Dossier Google Drive ou Dropbox dédié - Organisation par année → mois → type (ventes/achats) - Nommage standardisé : `FAC-2026-001_NomClient_25000XOF.pdf` - Sauvegarde automatique activée **Inconvénient :** Manuel, pas de vérification de conformité. ### Pour les PME (10-200 factures/mois) **Solution recommandée : MaFactureProSN** - Archivage automatique de toutes les factures émises - Conservation garantie 10 ans dans le cloud - Recherche instantanée par date, client, montant, numéro - Export comptable pour votre cabinet - Pas de risque de perte ### Pour les Grandes Entreprises Solutions GED (Gestion Électronique des Documents) comme Alfresco, OpenKM, ou modules documentaires dans Odoo. ## Processus de Contrôle : Ce qui Vous Attend Lors d'un contrôle DGI, le vérificateur demandera typiquement : 1. **Journal des ventes** : liste chronologique de toutes les factures de l'exercice 2. **Originaux ou copies certifiées** des factures de l'exercice contrôlé 3. **Rapprochement** entre factures et déclarations TVA mensuelles 4. **Factures d'achats** correspondant aux charges déduites Avec MaFactureProSN, tous ces éléments sont disponibles en quelques clics et exportables en PDF ou Excel. ## FAQ Archivage Factures **Q : Peut-on jeter les factures papier si on les a numérisées ?** R : Oui, à condition que la numérisation respecte les conditions de validité légale (intégrité, authenticité, lisibilité). Recommandation : conservez les originaux papier des documents les plus importants (marchés publics, contrats majeurs). **Q : Que faire si on a perdu des factures sur les 10 dernières années ?** R : Essayez de les reconstituer avec vos relevés bancaires, les confirmations de vos clients, les journaux comptables. En cas de contrôle avec documents manquants, signalez-le proactivement à l'inspecteur — cela sera mieux perçu qu'une découverte lors du contrôle. **Q : L'archivage chez un prestataire cloud étranger est-il valide au Sénégal ?** R : Oui, à condition que les données soient accessibles depuis le Sénégal et que les conditions de validité soient respectées. Les solutions internationales (Google, Microsoft) sont généralement acceptées. **Q : Faut-il archiver les devis/proformas refusés ?** R : Pas d'obligation légale, mais c'est recommandé. En cas de litige sur les conditions commerciales discutées, un devis archivé peut être précieux.